Những thông tin bắt buộc phải có trong hóa đơn thương mại

Bởi Trần Linh Chi Cập nhật mới nhất Th12 17, 2022

Đối với những doanh nghiệp có hoạt động xuất, nhập khẩu hàng hóa, hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng không thể thiếu. Hóa đơn thương mại được sử dụng chủ yếu với mục đích là để thanh toán, do vậy trên hóa đơn thương mại sẽ được ghi rất chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền,… Ngoài hóa đơn đầu vào và đầu ra, kế toán cũng nên biết rõ những thông tin bắt buộc phải có trong hóa đơn thương mại để xuất hóa đơn đúng quy định.

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (tiếng Anh là Commercial Invoice) là một loại chứng từ vô cùng cơ bản. Nó đóng góp một phần không nhỏ vào quá trình thanh toán. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành và gửi cho người mua và người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi rõ ràng trên hóa đơn.

Hóa đơn thương mại không đơn giản chỉ là xác lập mối quan hệ giữa người bán và người mua ,à còn được dùng làm bằng chứng để xuất trình lên ngân hàng để đòi tiền. Nếu tính phí bảo hiểm khi mua hàng hóa thì xuất trình cho công ty bảo hiểm. Đặc biệt, đây còn là chứng từ để xuất trình lên hải quan, làm thủ tục thông quan hàng hóa.

2. Những thông tin bắt buộc của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau đã trở thành một minh chứng cực kỳ quan trọng đối với cả người bán và người mua. Do đó, kế toán của doanh nghiệp cần phải nắm bắt đầy đủ những nội dung quan trọng của hóa đơn thương mại để làm cho đúng.

Cụ thể những thông tin bắt buộc cần phải có trên hóa đơn thương mại đó là:

– Ngày/tháng/năm lập hóa đơn thương mại;

– Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế;

– Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế;

– Thông tin hàng hóa: tên, chủng loại, đơn giá, số lượng, giá trị hợp đồng, quy cách, ký hiệu mã;

– Ngày gửi hàng;

– Tên của phương tiện vận chuyển;

– Địa chỉ cảng đi, cảng đến;

– Điều kiện giao hàng;

– Điều khoản thanh toán.

3. Hóa đơn thương mại phải đáp ứng yêu cầu gì?

3.1. Theo phương thức thanh toán L/C

Người bán phải là đối tượng lập hóa đơn ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền).

Hóa đơn được lập cho người mua hoặc người mở L/C.

Tên người bán và người mua ghi trong hợp đồng phải khớp theo L/C.

Việc mô tả hàng hóa trong hóa đơn phải trùng khớp với mô tả hàng hóa đã ghi trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách đóng gói…

3.2. Trường hợp không áp dụng L/C

Nếu doanh nghiệp không áp dụng phương thức thanh toán L/C thì mọi thủ tục, giấy tờ trở nên đơn giản hơn nhiều. Người bán và người mua sẽ thỏa thuận cho mình sao cho thuận tiện nhất mà không bị ràng buộc bởi ngân hàng. Hóa đơn thương mại chuẩn sẽ giúp cho doanh nghiệp làm thủ tục thông quan dễ dàng, nhanh chóng hơn.

4. Hình thức của hóa đơn thương mại

Theo Quy tắc và Thực hành thống nhất Tín dụng chứng từ (UCP 600) thì trên hóa đơn thương mại không bắt buộc phải ký. Tuy nhiên trên thực tế, khi bên bán phát hành hóa đơn vẫn sẽ ký và đóng dấu để bên mua có thể dùng vào các mục đích khác ngoài thanh toán như xuất trình giấy tờ cho cơ quan hải quan, lưu chứng từ tại bộ phận kế toán.

Vì hóa đơn thương mại là chứng từ phục vụ mục đích thanh toán nên ở ô tổng giá trị hóa đơn thường được in đậm. Bắt buộc phải ghi bằng số còn bằng chữ thì không bắt buộc, nhưng hầu như trên tất cả các hóa đơn thương mại thì người phát hành vẫn ghi đầy đủ cả phần chữ và số để thuận tiện cho việc đối chiếu.